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    会议区域!给大型会议做除法——发现区域性会议之美

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    2012生态文明贵阳会议从区域到世界 视频 : 区域会议流程 1、★厂商“合唱”区域经销商会2、★SWOT方法河北会展经济管理3、★2030年消费品格局:需要的五个4、★发挥社会主义协商 制度优势提升人民政协协商能力水平

    全球大型会议可以称作国际盛事,大型跨国企业或国际行业协会乐于举办此类会议进行交流.但声势浩大的背后要以高昂的成本为支撑,而会议效果并非都尽善尽美.

    若想实现成本优化,不妨给大型会议做个除法,将其切分为若干个小型区域型会议,这样不仅节约了成本,更创造了更多的交流互动机会,从而实现会议目标.

    不妨“巡回演出”

    一家知名的汽车特许经营公司在今年的年会上,做出了惊人之举:公司宣布从明年开始,将取消大型年会.这项决定参考了会议活动策划专家马克·洛里默的建议,他为该特许经营公司做 已有多年时间.

    这一决定的影响不容小觑,借助着“蝴蝶效应”,此举将会给世界的会议格局带来广泛的、革命性的影响和变革.

    这个变化并不意味着该公司摒弃了与大客户面对面交流的机会.实际上,该公司会用一系列的小型区域会议取代大型年会.这样一来,实际上增加了与客户面对面的机会.

    “很多公司都在积极探索一种会议方式,在节省成本的同时又不失影响力,实现既定的会议目标.比起大型会议,公司费用可以节省20%—30%.把一个大型会议拆分为三个连续的区域型会议,可以节约下包括机票费用在内的相当一部分开支,毕竟机票目前对于各公司而言,算是一笔较大的花费.”洛里默指出.

    洛里默说的“巡回演出”式会议,可以让各个公司的管理者们就近参加区域型会议,节省了大笔机票费用,也节约了住宿费用.这种会议方式帮助部分代表免于更长时间的旅途劳顿,一些代表甚至可以直接驾车参会.此举也缩短了参会代表的住宿时间,以前要入住三四天,,现在可能只要两三天.

    洛里默说: “把一个600人的会议分为三个200人的小会,更经济实惠.并且,随着参会人员规模的减少,我们在挑选酒店时也有了更大的选择余地.我们在二线城市或是小城市开会时,不会再为没有容纳600人住宿的大型会议酒店而头疼.”

    区域型会议代替全球年会

    企业和行业协会会议策划的相关专家表示,用小型、区域型的会议代替全国甚至全球年会的方式得到了全世界企业的广泛认可.

    “我在金融服务行业和汽车行业有不少客户,这是最容易受经济波动影响的两个行业,也是最先试行Ⅸ域型会议的行业.目前,业内的很多公司都密切观察着如何调试他们的区域型会议,实现效用最大化和预算最优化.”会议策划家卡里·安·拉森说.

    江正地产闵浦区域季度会议节目 视频时长:17:05 江正地产闵浦区域季度会议节目 播放:9789次 评论:10289人

    拉森说,汽车制造业依赖集中的全国会议进行新车型展示和发布.但区域型会议也有自己的优点,更能方便员工培训.员工的行程越短,他们离开工作岗位的时间就越短,这保证了员工在各自岗位上为公司创造价值的时间.

    拉森还表示,银行业也通过在当地举办会议,发挥其辐射作用,加大了对目的地的投资与开发.“这些地区的人们会心存感激,毕竟这会为当地经济建设‘添砖加瓦’.”

    在一些独立企业会议策划者中,蕾妮·雷默或许对区域型会议最有发言权.她在一家大型硬件公司工作了16年,积累了不少经验.现在,她自立门户,开办了自己的公司.她十分认同区域型会议是企业文化的重要组成部分.

    她说:“当公司高管与一线员工们有机会近距离交流并打成一片时,大家的喜悦和感激是溢于言表的.若是预算允许,我们当然可以通过公司的大型年会来实现这种交流.但在氛围和亲密度方面,小型会议有大型会议不可比拟的优势,尤其当公司高层能与自己进行面对面交流,这会使员工倍感自己受到重视.”

    形成“大区域”概念

    近几年区域型会议兴起的现象,完全突破了州、省份甚至国界的限制.

    苏珊娜·施朗格是SK集团公司的经理、合伙人,她执掌着一个庞大的国际客户群.她指出,即使一些大型全球性会议能吸引世界各地的人前来参加,成本因素也驱动了会议区域化的进程.

    “一谈到区域,我脑中首先闪现了欧洲、北美和亚洲这样的概念,而不是一个国家内的地区.因为在我们的客户当中,我遇到过好多这样的案例:他们的‘区域’涵盖了好几个国家,但这些国家同属世界一个约定俗成的区域.”

    施朗格援引了这样一个案例:一个科技行业协会每年在全球有大大小小90次会议,而直到最近,它才把自己的成员公司按区域划分为北美的、欧洲的或是亚洲的.这样,每年在上述三个地区各举办30次会议,自负盈亏的模式让每个区域更有动力和条件形成自己的利益联盟,为本区域的会议提供财力、物力上的支持.“这些公司发现,此举可以节省下一大笔差旅费用,减少了旅途时间.”

    管理者、目的地“两全其美”

    在美国,这种“大区域”联盟已经开始注意整合一个时间段的会议,即在一个地点连续性地开会,全局观念下的区域化体现了更为集中的管理模式.施朗格表示,这种实践提供了实现规模经济的途径:节省酒店费用从而达到减少成本的目的.例如,当两个异地的会议“捆绑”在一起,会议策划者就可以在一家酒店提前预订更多的房间,从而得到幅度更大的折扣.“这可以达到两全其美,实现会议区域化的成本节约,并且在这些区域中,我们可以通过集中合作,增强自己的议价能力,从而节约更多其他方面的成本.”

    区域负责人会议:苏浙皖沪区域警务合作会议在上海举行

    策划家詹妮弗·奥特曼,是企业活动咨询公司的总裁,她将国际技术客户峰会划分为区域型的峰会.

    她说:“这个灵感出自前一年全球峰会的反馈,客户调查显示,他们希望有更多的时间与公司的高管和工程师们进行交流.因为高管和工程师可以更好地阐释其产品的用法和用途.”

    所以奥特曼建议尝试把这个全球年会划分为不同地区的年会,在美国迈阿密为北美和南美的客户举办一次会议,在奥地利维也纳为欧洲和中东的客户举办一次,在泰国曼谷为亚洲客户举办一次.

    “最初,我十分担心公司不愿意承担因在全球各地办会而产生的额外旅行费用.但是,他们的客户却更愿意选择更短距离的目的地,并且,通过这种方式,客户可以获得更多与公司管理人员沟通的机会,可以详细地了解公司产品如何适应具体的地方及用途.所以多个分会场的理念,使会议的效果斐然.”

    “除法”并非普遍适用

    布莱恩·史蒂文斯是会议指导公司的总裁兼CEO,他的公司每年在全世界主办8000多次会议.他认为,区域型会议对于大多想要削减总成本的公司是一种良策,但不是对所有公司都适用.

    “一个主要的变量就是,公司最高层能赚到多少利润,通过划分分会场的方式,是否能达到节约成本的目的.如果你的会议需要20个公司人员参与,想吸引5000名观众,那么分会场的会议形式就有明显优势,单是机票费用就能节省大部分花费,因为让自己的20名员工奔赴3个地区,比让5000名参会者从全世界飞到一个地区要节省得多.不过也有例外:如果我们客户公司CEO的收入比一些国家的收入还高,我们就要考虑到他时间的高昂价值,让参会者慕名而来也未尝不是一种明智之举.”

    关于会议,史蒂文斯总结出了一条这样的规则:无论薪资状况怎样,大多数参会者还是倾向于“就近参会”,希望去一个较为便捷的会议目的地.

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